Politique de reconnaissance et de soutien à la communauté
Depuis plusieurs années, la Municipalité de Saint-Félix-de-Valois soutient les organismes offrant des activités sur son territoire.
Cette politique de reconnaissance et de soutien aux organismes vient préciser les conditions, les modalités de reconnaissance, le type d’organisme admissible et les procédures à suivre pour établir et conserver cet appui municipal.
Par la mise en place de cette politique, Saint-Félix-de-Valois vise à améliorer les communications, la concertation et l’équité avec les organismes concernés. Notre objectif est d’intensifier et renforcer nos liens de partenaires afin d’offrir le meilleur milieu de vie possible à nos concitoyens.
Service des communications, des loisirs et de la culture
Le Service des communications, des loisirs et de la culture de Saint-Félix-de-Valois est le lien entre la communauté, les organismes et les divers services municipaux. En plus d’entretenir les relations avec les citoyens et les organismes, le service propose une multitude d’activités de loisirs, culture et vie communautaire et d’installation afin d’offrir un milieu de vie stimulant et attrayant. La politique de reconnaissance et de soutien aux organismes viendrait renforcer et étendre le champ d’action de la Municipalité en soutenant des organismes qui offrent des activités complémentaires. Nous souhaitons également appliquer les principes de l’analyse différenciée selon les sexes (ADS) afin d’offrir du soutien pour les organismes qui œuvrent en loisirs ou en communautaire dans un souci d’équité.
Mission de la politique
La Municipalité souhaite rendre accessible une politique de reconnaissance et de soutien favorisant l’autonomie des organismes œuvrant dans le domaine du loisir, du sport, de la culture et du développement communautaire et appuyer les efforts des bénévoles dans la poursuite de leurs activités. Du même coup, la Municipalité veut clarifier les règles d’attribution de soutien et les conditions de partenariat auprès des organismes.
L’objectif étant de mieux diffuser le rôle de la Municipalité dans le soutien des organismes critères de reconnaissance et aux modalités de fonctionnement;
- inciter les organismes à bien se structurer en privilégiant la concertation, la consultation, la planification et la gestion efficace des ressources humaines et financières s’il y a lieu;
- offrir un soutien et une visibilité aux organismes du territoire; et faciliter le travail du Service des communications, des loisirs et de la culture;
- permettre une égalité entre les organismes, puisque ceux-ci ne seraient plus traités au cas par cas, mais bien selon les mêmes critères;
- favoriser la transparence envers les organismes et citoyens en donnant accès aux critères de reconnaissance et aux modalités de fonctionnement;
- offrir un cadre et un formulaire d’aide aux activités de loisir à la population pour les activités que la Municipalité et ses organismes n’offrent pas;
- mobiliser l’effort bénévole et favoriser l’implication des citoyens auprès des organismes tout en consolidant notre soutien auprès de ces organismes.
Pour consulter le contenu de la politique : Politique de reconnaissance et de soutien à la communauté
Voici des détails sur les différents programmes:
CLASSIFICATION :
La Municipalité de Saint-Félix-de-Valois compte une multitude d’organismes qui œuvrent dans les secteurs sportifs, de plein air, socioculturel et communautaire.
Par la présente politique, la Municipalité de Saint-Félix-de-Valois apporte un soutien de façon prioritaire selon le champ d’activités propres à chaque organisme. Les organismes sont définis comme suit :
Organismes communautaires
L’action de ces organismes est reconnue par la Municipalité de Saint-Félix-de-Valois comme une contribution directe et/ou complémentaire à la mission du Service des communications, des loisirs et de la culture sur le territoire de la Municipalité.
Organismes partenaires
L’action de ces organismes est reconnue par la Municipalité de Saint-Félix-de-Valois comme une contribution au développement économique et éducatif de la Municipalité avec lesquels la Municipalité entretient et développe des partenariats étroits. (Chambre de commerce, École des Moulins, École secondaire l’Érablière)
Organismes externes
Organismes dont le siège social ne se situe pas à Saint-Félix-de-Valois, mais dont une partie des services ou activités couvrent le territoire et desserrent la population de la Municipalité. (Ex. Fondations, organismes régionaux, nationaux).
CRITÈRES DE RECONNAISSANCE :
Pour être reconnus, tous les organismes doivent remplir les conditions d’admissibilité générales suivantes:
- Être à but non lucratif;
- Avoir son siège social dans la Municipalité de Saint-Félix-de-Valois, ou du moins, être actif sur le territoire de la Municipalité;
- Ne pas dédoubler des activités déjà existantes dans la Municipalité;
- Avoir comme mission la promotion et l’organisation d’activité de loisir, sport, culture ou développement communautaire;
De plus, il s’ajoute aux conditions générales les conditions spécifiques à chaque catégorie d’organismes :
Pour les organismes communautaires :
- Tenir une assemblée générale annuelle de ses membres, fournir un rapport d’activités;
- Permettre la présence d’un représentant de la Municipalité de Saint-Félix-de-Valois lors de l’assemblée générale annuelle de l’organisme;
- Avoir rempli et remis le formulaire de demande de reconnaissance officielle à la Municipalité dans les délais prévus.
Pour les organismes partenaires et externes :
- Être incorporé en vertu de la 3e partie de la Loi des compagnies;
- Aucun document spécifique n’est préalablement demandé. Toutefois, la Municipalité se réserve le droit de demander des précisions au besoin.
PROCÉDURES DE RECONNAISSANCE :
La procédure de reconnaissance s’effectue en quatre étapes:
La demande :
Chaque organisme désirant être reconnu par la Municipalité de Saint-Félix-de-Valois doit faire parvenir une demande officielle au Service des communications, des loisirs et de la culture en utilisant le formulaire prévu à cet effet. Ce questionnaire permettra de vérifier l’admissibilité de l’organisme. De plus, au moment de la demande, l’organisme doit déposer divers documents tel que stipulé dans le formulaire de reconnaissance en plus de le déposer avant les dates limites.
Documents à remettre :
- Copie de la chartre (lettres patentes), s’il y a lieu;
- Bilan des activités;
- Règlements généraux.
Date limite :
- 1er octobre
Si le 1er octobre tombe un jour de fin de semaine, considérer la date limite comme le vendredi précédant le 1er octobre.
L’étude de la demande :
Le Service des communications, des loisirs et de la culture s’assure que tous les documents exigés sont complets et conformes et émet un accusé de réception à l’organisme concerné. Par la suite, le comité Communications, loisirs et culture procède à l’analyse de la demande et émet le résultat de son évaluation par les mentions : approbation, refus ou demande de modifications. Les résultats sont ensuite entérinés par le conseil municipal.
La confirmation :
L’organisme reçoit, par courrier, une copie conforme de la résolution du conseil municipal. Par la suite, le Service des communications, du loisir et de la culture adresse à l’organisme une lettre précisant diverses formalités pour la suite des événements, s’il y a lieu.
RENOUVELLEMENT :
Au mois de septembre de chaque année et afin de maintenir sa reconnaissance, un organisme doit respecter les critères de reconnaissance et se soumettre aux exigences ci-après décrites:
Documents à remettre :
- Les changements survenus au sein du comité exécutif ou du conseil d’administration, en cours d’année;
- Le rapport d’activité de la dernière année;
- Règlements généraux (si modifications);
- Calendrier des activités.
Date limite :
- 1er octobre
Si le 1er octobre tombe un jour de fin de semaine, considérer la date limite comme le vendredi précédant le 1er octobre.
RÉVOCATION :
Dans le cas où un organisme ne respecterait pas les conditions de reconnaissance, la Municipalité pourrait la révoquer selon les procédures suivantes :
- Le Service des communications, des loisirs et de la culture avise l’organisme une première fois deux semaines après l’échéance du renouvellement de la reconnaissance. L’organisme aura alors deux semaines supplémentaires pour compléter son renouvellement.
- Suite à ce délai, si les critères ne sont toujours pas respectés, le dossier de l’organisme sera transmis au comité des Communications, des loisirs et de la culture.
- Lors de la rencontre du comité qui se tiendra à la mi-octobre, la révocation de l’organisme, si les critères ne sont toujours pas respectés, sera effective.
- Dépôt de la révocation de l’organisme au conseil municipal afin d’entériner la décision.
CESSATION DES ACTIVITÉS :
En cas de cessation des activités d’un organisme, la Municipalité de Saint-Félix-de-Valois ne se porte pas responsable des dettes et/ou engagements qui auraient pu être contractés par l’organisme.
ACTIVITÉS DE RECONNAISSANCE :
La Municipalité offre deux activités de mise en valeur et de reconnaissance pour ses organismes.
Rentrée Félicienne!
La Rentrée Félicienne est en fait une journée d’accueil et de reconnaissance des organismes. Tenue au début septembre elle comprend une foire des organismes, une période d’inscription pour le service des loisirs, une table de concertation, de l’animation. Une occasion idéale de rencontres entre le citoyen, les organismes et la Municipalité.
Soirée des bénévoles
Chaque année, la municipalité conclut la Semaine nationale d’action bénévole par la tenue de la Soirée des bénévoles. L’occasion idéale pour souligner l’importance de l’engagement dans la communauté par un souper festif durant lequel le prix Bénévole de l’année est remis. La nouvelle politique propose d’ajuster la nature de la reconnaissance en quatre prix :
- Bénévole recrue de l’année (pour un bénévole qui a commencé son engagement entre avril et mars de l’année en cours.)
- Bénévole de l’année (pour le bénévole dont l’implication au cours de la dernière année est exceptionnelle et a fait une différence)
- Bénévole jeune (pour le bénévole de moins de 25 ans dont l’implication au cours de la dernière année est exceptionnelle et a fait une différence)
- Grand bénévole (pour souligner l’implication exceptionnelle d’un bénévole sur une longue période (au moins 10 ans) et auprès de plusieurs causes ou organismes (au moins trois).
Un formulaire pour soumettre la candidature d’un bénévole digne de mention est disponible en ligne et en papier dans les bâtiments municipaux et devra être remis pour le 15 mars de chaque année.
Formulaire de demande de reconnaissance
Formulaire de candidature aux prix de la soirée des bénévoles
La municipalité offre différents soutiens aux organismes reconnus. Pour en connaître le détail, nous vous invitons à lire la Politique attentivement. Voici les informations qui concernent le soutien financier:
Pour les organismes externes, la Municipalité se réserve le droit de faire une demande de compléments d’informations. Les demandes seront évaluées selon le public atteint, l’accessibilité des services offerts ou de l’activité proposée, les retombées pour la population félicienne, l’offre de service à Saint-Félix-de-Valois, ainsi que l’offre de service auprès des clientèles vulnérables.
Critères d’évaluation :
- L’organisme offre des services et/ou propose des événements à Saint-Félix-de-Valois
- Qualité du projet et de la demande
- Réalisme du budget
- Public atteint et touché par les services et activités
- Rayonnement du projet
- Accessibilité des services et de l’activité
- Retombée dans la communauté
- Partenariats
- Le projet, les événements ou les services rejoignent ou répondent à des actions, des orientations ou des enjeux contenus dans la planification stratégique de la municipalité
- Le projet, l’événement ou les services répondent aux besoins, aux particularités ou ciblent des clientèles vulnérables
- Visibilité offerte
- La Municipalité contribue-t-elle déjà à vos activités? (loyer, terrains, aide aux inscriptions, etc.)
Nous acceptons les demandes en tout temps, le comité d’évaluation se réunit quatre fois par année en janvier, avril, juillet et octobre. L’évaluation et l’approbation de la demande seront effectuées par le comité Communications, loisirs et culture. La réponse de la demande d’appui sera ensuite entérinée par le conseil municipal suivant la rencontre du comité.
Implication des organismes lors des activités
Les organismes reconnus sont invités à manifester leurs intérêts afin de soutenir en implication bénévole les activités de la municipalité dans le formulaire de Demande de reconnaissance.
Un tirage sera effectué suite au processus de reconnaissance ou de renouvellement de reconnaissance à chaque année afin de déterminer quel organisme participera à quel événement. À la fin de l’année, les pourboires ainsi qu’une partie des profits réalisés au cours de ces événements seront répartis en part égale d’événement.
Vous trouverez en annexe les Règlements – Implication des organismes lors des activités.
Formulaire de demande d’aide aux activités
Grille d’évaluation
Formulaire de demande de soutien technique
Politique – règlements implication des organismes aux activités
Politique – portrait des activités
Un soutien financier sera offert aux citoyens pour une inscription à une activité de loisirs qui respectent ces conditions :
- L’activité (ou l’activité apparentée ex : yoga vs yoga chaud) n’est pas offerte dans la programmation de la Municipalité ou dans la programmation d’une Municipalité ou d’un organisme avec qui Saint-Félix-de-Valois a un partenariat pour la présentation de cette activité.
- L’inscription à l’activité doit être faite pour un résident de Saint-Félix-de-Valois âgé de moins de 18 ans ou de plus de 55 ans. La seule exception pour cette condition concerne les activités parent-enfant (yoga, piscine, etc.).
- Avoir complété et transmis le formulaire de Demande de soutien aux inscriptions de loisirs.
- Fournir une preuve de paiement de l’activité.
Le remboursement sera émis suite au respect de ces conditions et sous présentation d’une preuve de résidence et du reçu de paiement.
Nous entendons par activité : toutes inscriptions à des cours, des ateliers, une participation à une équipe qui implique une supervision ou un encadrement par un entraineur, un professeur ou un animateur, sur plusieurs séances à l’exclusion des programmes scolaires (sport-étude, sauf dans le cadre des fédérations à obligation de jeu), des camps généralistes et spécialisés, ainsi que des activités de pratique libre (ski, golf, etc.). Les frais de matériel (ex. kimono, patins, manuel, etc.), de transport, de nourriture et autres frais connexes ne sont pas admissibles.
Le montant représente 20 % de la valeur de l’inscription jusqu’à concurrence de 225 $
Un maximum d’une Demande de soutien aux inscriptions de loisirs par personne (enfant ou aîné) par année. Nous acceptons les demandes en tout temps, le comité d’évaluation se réunit quatre fois par année en janvier, avril, juillet et octobre. L’évaluation et l’approbation de la demande seront effectuées par le comité Communications, loisirs et culture. La réponse de la demande d’appui sera ensuite entérinée par le conseil municipal suivant la rencontre du comité.
Formulaire de demande de soutien aux inscriptions de loisirs
Afin de valoriser la pratique des activités de loisirs et de soutenir le développement de l’élite, la Municipalité souhaite offrir du soutien à la participation à des compétitions de haut niveau. Afin d’obtenir l’aide financière de la Municipalité, l’événement faisant l’objet de la demande devra répondre aux critères suivants :
- Être une compétition reconnue (par une fédération sportive ou par le milieu, ex. Concours de musique du Canada);
- Être de niveau provincial, national ou international.
- La demande devra être présentée par des résidents de Saint-Félix-de-Valois, ou une équipe ou un groupe dont le lieu d’entrainement (ou de pratique) et le siège social sont à Saint-Félix-de-Valois et dont au moins un membre est résident de Saint-Félix-de-Valois.
- Avoir complété et transmis le formulaire Demande de soutien aux compétitions et avoir transmis les documents exigés.
La demande sera traitée lors de la réunion du comité suivant son dépôt. Le soutien représentera un remboursement maximum de 10 %, jusqu’à un maximum de 100 $ par personne ou 500 $ pour une équipe, des frais d’inscription et de déplacement selon la disponibilité des fonds.
Une mention du soutien de la Municipalité devra être incluse dans les communications en lien avec la participation à la compétition (site Internet, communiqué de presse, publications réseaux sociaux).
Les athlètes et artistes professionnels ne sont pas admissibles.
Une seule demande admissible par année par personne et/ou équipe. Nous acceptons les demandes en tout temps, le comité d’évaluation se réunit quatre fois par année en janvier, avril, juillet et octobre. L’évaluation et l’approbation de la demande seront effectuées par le comité Communications, loisirs et culture. La réponse de la demande d’appui sera ensuite entérinée par le conseil municipal suivant la rencontre du comité.
Événement de collecte de fonds
La Municipalité offre également la possibilité à l’élite d’organiser un événement de collecte de fonds dans les locaux du centre Pierre-Dalcourt. Le local pourra vous être prêté selon sa disponibilité. La demande devra répondre aux conditions suivantes :
- Servir à financer l’inscription à une compétition reconnue (par une fédération sportive ou par le milieu, ex. Concours de musique du Canada) de niveau provincial, national ou international.
- La demande devra être présentée par des résidents de Saint-Félix-de-Valois, ou une équipe ou un groupe dont le lieu d’entrainement (ou de pratique) et le siège social sont à Saint-Félix-de-Valois et dont au moins un membre est résident de Saint-Félix-de-Valois.
- Avoir complété, transmis et remis quatre mois avant l’événement, le formulaire Demande de soutien aux compétitions – levée de fonds et les documents exigés.
La demande sera traitée lors de la réunion du comité suivant son dépôt.
Une seule demande admissible par année par personne et/ou équipe.
Les nouveaux résidents obtiendront un rabais de 50% pour la première inscription aux activités de loisirs de la Municipalité. Le rabais s’applique pour une première inscription pour chacun des membres de la famille uniquement pour les activités de la programmation de la municipalité sous présentation d’une preuve de nouvelle résidence.
Preuves acceptées : droits de mutation ou du permis de conduire (avec la nouvelle adresse à Saint-Félix-de-Valois à l’endos).
Service des loisirs
450 889-5589 poste 7762
loisirs@st-felix-de-valois.com
Grâce au soutien du Comptoir vestimentaire, une enveloppe est prévue pour venir combler la balance de la facture d’inscription (80 %) du programme de Soutien aux inscriptions de loisir de la Municipalité. Afin de valider votre admissibilité à ce soutien, communiquez avec le Service des Loisirs et de la vie communautaire avant vos démarches d’inscription.
Les critères d’admissibilité se basent sur ceux du programme Accès-Loisirs qui offre l’accès gratuitement à certains cours de la programmation officielle de la Municipalité en se basant sur un cadre de référence provincial.
450 889-5589 poste 7762
loisirs@st-felix-de-valois.com
Pour les organismes:
Formulaire de demande de reconnaissance
Formulaire de candidature aux prix de la soirée des bénévoles
Formulaire de demande d’aide aux activités
Formulaire de demande de soutien technique
Grille d’évaluation
Politique – règlements implication des organismes aux activités
Politique – portrait des activités
Pour les citoyens:
Formulaire de demande de soutien aux compétitions
Formulaire de demande de soutien aux inscriptions de loisirs
Cette politique est